Qué CRM elegir según tu equipo y tus necesidades
Una guía de decisiones para cinco CRM: qué plan encaja si buscas empezar gratis, automatizar, organizar ventas o conectar WhatsApp.
Revisión documental: . Pipedrive y monday CRM: precio visto desde España el 17/10/2026.
Cómo utilizar esta guía
Solo se han comparado HubSpot CRM, Zoho CRM, Freshsales, Pipedrive y monday CRM. Los importes proceden de las fichas del comparador, no de presupuestos personalizados. La información es documental: no hemos realizado pruebas propias de estos programas. Cuando una característica o integración no está suficientemente documentada, indicamos que está no verificada.
Las tarifas de Pipedrive y monday se muestran en euros, vistas desde España el 17/10/2026; HubSpot y Zoho incluyen referencias en dólares estadounidenses cuando así consta en su ficha, sin convertir monedas ni comparar sus importes con euros. Todas las cantidades de esta guía deben interpretarse con su facturación indicada y sin IVA. Las fronteras de los tamaños de equipo se solapan deliberadamente: el apartado de tres personas explica el salto de un plan gratuito de dos usuarios a uno de tres; el de 3 a 5 aborda el efecto de incorporar una cuarta o quinta licencia.
Equipos de 1 o 2 personas
Cuando solo trabajan una o dos personas, la posibilidad de empezar sin cuota y el mínimo de licencias importan especialmente.
Empezar sin coste
HubSpot CRM (gratis hasta 2 usuarios), Zoho CRM (hasta 3) y Freshsales (hasta 3) encajan si la prioridad es registrar contactos y oportunidades sin pagar desde el comienzo.
Antes de contratar: Revisar la capacidad de contactos, las vistas disponibles, el embudo y la posibilidad de exportar antes de introducir datos reales.
Automatizar seguimientos
Freshsales Growth encaja si bastan flujos básicos (9 €/usuario/mes, facturación anual). Para secuencias de ventas documentadas, constan Pipedrive Growth (39 €/puesto/mes, anual), Freshsales Pro (39 €/usuario/mes, anual) y HubSpot Sales Hub Professional (desde 90 US$/licencia/mes, anual, con incorporación adicional). monday CRM Estándar incluye 250 automatizaciones generales/mes desde 17 €/usuario/mes, facturación anual; aunque trabajes solo, debes contratar 3 puestos.
Antes de contratar: Distinguir una tarea o regla automática de una secuencia real de correos, y calcular el coste de los puestos mínimos en monday.
Procesos de ventas completos
Pipedrive Lite encaja para estudiar un embudo de pago desde 14 €/puesto/mes (anual). monday Básico ofrece contactos y paneles con mínimo de tres puestos: 12 €/usuario/mes anual, es decir, 36 €/mes equivalentes para los tres obligatorios. No hay una definición universal de «proceso completo».
Antes de contratar: Verificar permisos, etapas, importaciones, informes y funciones no incluidas en cada edición; simular un ciclo de venta propio.
Trabajar con WhatsApp
WhatsApp no está acreditado como función gratuita de esos tres CRM. Según la documentación recogida en la guía, Zoho documenta conexión en ediciones de pago, HubSpot la vincula a módulos Professional/Enterprise, y Pipedrive describe acceso beta condicionado.
Antes de contratar: Confirmar disponibilidad para la cuenta, coste de Meta y de terceros, permisos, plantillas y país antes de contratar.
Equipos de exactamente 3 personas
Tres personas siguen entrando en algunos planes gratuitos, pero no en todos. El mínimo de monday coincide con el tamaño de este equipo.
Empezar sin coste
Zoho CRM y Freshsales declaran planes gratuitos para hasta 3 usuarios. HubSpot CRM limita su plan gratuito a 2, de modo que no cubre a las tres personas.
Antes de contratar: Comprobar que los tres miembros realmente necesitan acceso, las restricciones del plan gratuito y la importación de datos.
Automatizar seguimientos
Para automatizaciones generales, monday Estándar encaja si bastan hasta 250 automatizaciones/mes; a 17 €/puesto/mes con facturación anual, tres puestos equivalen a 51 €/mes y 612 €/año sin IVA. Freshsales Growth documenta flujos básicos por 9 €/usuario/mes, anual. Para secuencias, pueden evaluarse Pipedrive Growth y Freshsales Pro, ambos 39 € por puesto/mes con facturación anual.
Antes de contratar: Ver cuántas ejecuciones consume el equipo, qué disparadores admite cada plan y si existen complementos.
Procesos de ventas completos
Pipedrive Lite encaja si el equipo busca trabajar oportunidades en un CRM de pago. monday Básico encaja si sus paneles y límites resultan suficientes: hasta 1.000 contactos y acuerdos activos, 1 panel y 20 cotizaciones/mes; tres puestos mínimos.
Antes de contratar: Separar necesidades de negociación, cotizaciones, informes y automatizaciones; Básico no incluye por esa descripción las 250 reglas de Estándar.
Trabajar con WhatsApp
Para WhatsApp no basta con que haya tres licencias. La guía específica distingue conexiones de pago de Zoho, módulos superiores de HubSpot y una integración beta de Pipedrive no generalizada.
Antes de contratar: Solicitar confirmación escrita de disponibilidad y cargos adicionales por canal y conversación.
Equipos de 3 a 5 personas
Este intervalo se solapa con el equipo de tres, porque pasar de 3 a 4 usuarios cambia las alternativas gratuitas. Si sois exactamente tres, revisa también el apartado anterior.
Empezar sin coste
Con exactamente 3 usuarios encajan los gratuitos de Zoho CRM y Freshsales. Con 4 o 5 usuarios, ninguno de los cinco programas tiene un plan gratuito documentado que cubra a todo el equipo.
Antes de contratar: Comprobar si todos necesitan licencia o si ciertos miembros solo consultan informes; no asumir licencias de solo lectura gratuitas.
Automatizar seguimientos
Freshsales Growth permite explorar flujos básicos por 9 €/usuario/mes, facturación anual; monday Estándar ofrece 250 automatizaciones generales mensuales por 17 €/usuario/mes, anual, desde tres puestos. Para secuencias documentadas, consultar Pipedrive Growth y Freshsales Pro (39 €/usuario/mes, anual cada uno).
Antes de contratar: Con cuatro o cinco usuarios, calcular cuotas por todos los puestos, permisos de edición y límites mensuales de acciones.
Procesos de ventas completos
Pipedrive Lite encaja si basta empezar por gestión de oportunidades sin automatización avanzada desde 14 € por puesto/mes anual. monday Básico puede encajar cuando bastan 1 panel, 1.000 contactos y 20 cotizaciones/mes, desde 12 €/usuario/mes anual.
Antes de contratar: Probar el embudo, roles, exportación y preparación de presupuestos; verificar el coste del siguiente plan al superar límites.
Trabajar con WhatsApp
Si WhatsApp es imprescindible, conviene partir de los requisitos del canal en la guía de WhatsApp; no consta que esté incluido de forma gratuita para todo el equipo en los cinco CRM.
Antes de contratar: Pedir requisitos exactos de Meta, número corporativo, acceso beta y aplicaciones de terceros.
Equipos de 5 a 10 personas
En cinco personas también se puede consultar el intervalo anterior. A partir de este tamaño, el coste por asiento y el reparto de permisos pesan más que el precio de una sola licencia.
Empezar sin coste
Ninguno de los cinco CRM comparados dispone de un plan gratuito documentado para 5 a 10 usuarios. Conviene presupuestar un plan de pago y comprobar el número exacto de licencias necesarias.
Antes de contratar: Preguntar por roles de lectura, perfiles invitados, límites de contactos y período de prueba, sin suponer que sustituyen a un plan gratis.
Automatizar seguimientos
Si encajan automatizaciones generales con un límite conocido, monday Estándar publica 250 acciones/mes a 17 €/usuario/mes, facturación anual. Freshsales Growth incluye flujos básicos por 9 €/usuario/mes anual. Las secuencias de ventas documentadas constan en Pipedrive Growth y Freshsales Pro a 39 €/usuario/mes anual.
Antes de contratar: Simular reglas en volumen, usuarios, permisos y fallos de ejecución. No confundir 250 acciones de monday con 250 secuencias de correo.
Procesos de ventas completos
Pipedrive Lite desde 14 €/puesto/mes anual y monday Básico desde 12 €/usuario/mes anual son precios de entrada, no presupuestos de un proceso comercial completo. Ambos Pipedrive y monday requieren comprobar el plan que da acceso a cada función.
Antes de contratar: Evaluar importación, responsables por fase, previsiones e integraciones; calcular el total para 5, 8 y 10 puestos con la calculadora.
Trabajar con WhatsApp
La necesidad de WhatsApp debe tratarse como proyecto específico: requisitos oficiales, niveles de pago y beta. La compatibilidad de un Marketplace no demuestra un coste final cerrado.
Antes de contratar: Solicitar desglose de licencias, canal, número, permisos y eventual proveedor tercero.
Equipos de más de 10 personas
Con más de diez personas no hay un ganador defendible únicamente con los precios de entrada. Es mejor solicitar propuestas y una demostración adaptada al proceso.
Empezar sin coste
Ninguno de estos cinco programas tiene un plan gratuito verificado para más de diez usuarios. El punto de partida es pedir una propuesta con puestos exactos, posibles usuarios de solo lectura y restricciones por edición.
Antes de contratar: Pedir al proveedor límites escritos, opción de demostración y presupuesto para el tamaño real de plantilla.
Automatizar seguimientos
Las tarifas por puesto hacen que el coste crezca con los usuarios, mientras la cantidad de automatizaciones puede estar limitada. En monday Estándar son 250/mes en el plan documentado; otros proveedores distribuyen los flujos y secuencias entre niveles diferentes.
Antes de contratar: Solicitar una demo con tres automatizaciones reales y un desglose de límites, ejecuciones, permisos y soporte.
Procesos de ventas completos
No recomendamos un programa concreto en este tramo. Se pueden pedir demostraciones a HubSpot, Zoho, Freshsales, Pipedrive y monday CRM para contrastar embudos, informes, administración, migración e implantación.
Antes de contratar: Pedir presupuesto de 12 meses que incluya licencias, alta, soporte, formación, servicios profesionales e integraciones; no comparar directamente importes expresados en € y US$.
Trabajar con WhatsApp
La integración de WhatsApp requiere comprobar acceso al canal, mensajes, titularidad del número, proveedor de la API y posibles costes adicionales. Consulta el alcance documentado por fabricante.
Antes de contratar: Exigir que la demo reproduzca una conversación y un traspaso entre dos comerciales antes de presupuestar el despliegue.
Reglas que evitan comparar mal los precios
Una licencia no siempre equivale a una compra mínima
En monday CRM el mínimo contratable es de tres puestos. Una empresa de una sola persona pagaría tres si escoge un plan de pago. Por ejemplo, Básico a 12 €/usuario/mes con facturación anual supone 36 €/mes equivalentes y 432 €/año sin IVA para esos tres puestos; Estándar a 17 € supone 51 €/mes equivalentes y 612 €/año. Precio visto desde España el 17/10/2026.
Automatizaciones no significa secuencias de mensajes
Un flujo interno puede asignar una tarea; una secuencia comercial puede programar correos y acciones para cada contacto. El dato verificado de monday Estándar es de 250 automatizaciones generales por mes, y no demuestra por sí mismo la inclusión de secuencias de correo. Consulta los distintos mecanismos.
El precio de entrada no es siempre el total
Hay que revisar modalidad de pago, impuestos, complementos, límites, formación, puesta en marcha y disponibilidad por región. HubSpot Sales Hub Professional se muestra en la ficha con precio desde 90 US$/licencia/mes y gastos de incorporación documentados; no es comparable directamente con una tarifa en euros.
Datos verificados y aspectos abiertos
Los planes gratuitos cubren como máximo dos usuarios en HubSpot y tres en Zoho y Freshsales según la información recogida. La disponibilidad de ciertas secuencias de Zoho y la integración concreta de WhatsApp en algunas ediciones siguen no verificadas para la combinación específica. Consulta las fuentes oficiales antes de decidir.
Estas opciones encajan si sus límites y condiciones cumplen tu caso. Antes de contratar un plan de pago, utiliza el comparador, la calculadora anual y la relación de fuentes oficiales. Para equipos de más de diez personas, solicita demo y presupuesto.