CRM gratis: planes permanentes y sus límites

Elegir un CRM gratuito puede permitir organizar contactos sin sumar otra suscripción. Sin embargo, no todas las ofertas «gratis» significan lo mismo. Algunos fabricantes ofrecen una edición sin límite de tiempo con capacidad recortada; otros permiten probar una edición de pago durante unos días. Si tu actividad depende del sistema para recordar clientes y propuestas, esa diferencia es decisiva. Esta guía reúne límites publicados, no resultados de pruebas personales.

HubSpot: hasta dos usuarios en Free Tools

La página de precios de HubSpot ofrece herramientas gratuitas para un máximo de dos usuarios. Permite empezar a registrar contactos y oportunidades, pero existen límites de volumen, características y personalización. No conviene dar por incluidas las secuencias avanzadas de seguimiento ni la integración oficial de WhatsApp dentro de un plan gratuito. Un tercer usuario con acceso propio obliga a revisar opciones de pago y sus condiciones.

Zoho: hasta tres usuarios

Zoho CRM mantiene una edición gratuita para hasta tres personas. Esta cifra la convierte en una opción a examinar si el equipo es ligeramente mayor que el límite de HubSpot. No demuestra que las funciones gratuitas sean idénticas ni que permitan automatizar cualquier paso del embudo. La página estadounidense de Zoho muestra tarifas de pago en US$, pero el precio definitivo en España no quedó verificado en esta investigación.

Freshsales: hasta tres usuarios

Freshworks muestra también una edición gratuita de Freshsales hasta tres usuarios. Growth aparece desde 9 € por usuario y mes cuando se factura anualmente, y ofrece flujos de trabajo básicos. Pro anuncia secuencias comerciales y un precio superior. Conviene hacer esta distinción desde el principio: una empresa puede comenzar gratis y descubrir más tarde que su proceso de seguimiento requiere una edición de pago.

Pipedrive y monday: pruebas, no planes gratis verificados

La web de Pipedrive indica una prueba gratuita de catorce días, mientras que monday CRM presenta una prueba sin que hayamos verificado un plan permanente equivalente. No deben etiquetarse como «CRM gratis para siempre». Una prueba es útil para conocer la herramienta, pero no evita un presupuesto cuando se termina. Un equipo con información real dentro de una prueba necesita saber cómo exportarla si no quiere suscribirse.

El límite de usuarios no lo es todo

También deben revisarse contactos, campos personalizados, informes, permisos, integraciones y forma de exportación. Si el negocio tiene tres usuarios pero una sola persona importa datos, hay que decidir quién necesita acceso y por qué. Compartir credenciales no es una solución prudente ni para seguridad ni para responsabilidades. Un plan gratis que permite consultas básicas pero bloquea una función imprescindible puede salir caro al obligar a cambiar de herramienta.

Cómo comparar opciones gratuitas

Prepara cinco actividades con datos ficticios: crear contacto, añadir oportunidad, asignar responsable, programar próxima tarea y obtener un listado de pendientes. Intenta realizar el mismo recorrido en cada edición gratuita. Anota qué acción no está disponible y dónde interviene una tarifa de pago. No traslades todos tus registros hasta comprobar exportación, permisos y las condiciones de protección de datos del servicio.

Qué considerar antes de crecer

Si el negocio contrata nuevas personas o automatiza el seguimiento, es probable que cambie de edición. Estima hoy las licencias que necesitarás dentro de seis meses y compara la factura del primer año, no solo el coste inicial cero. Si vas a depender de secuencias de correo, utiliza el filtro específico de nuestro comparador, porque no es correcto asumir que las versiones gratuitas incluyen el mismo nivel de automatización.

Lista práctica para tomar la decisión

Duración Verifica que «gratis» corresponde a una edición permanente y no a una prueba a punto de expirar.
Equipo Comprueba cuántas cuentas personales permite el plan sin recurrir a credenciales compartidas.
Datos Consulta contactos, importaciones, exportaciones, adjuntos y permisos; los límites también pueden ser operativos.
Secuencias No presupongas automatización avanzada sin documentación exacta del plan gratuito.
Escalado Haz números para incorporar una o varias personas nuevas durante el primer año.
Salida Comprueba que puedes recuperar la base si decides no continuar con el proveedor.

Preguntas frecuentes

¿Hay CRM gratis de verdad?

Sí. HubSpot, Zoho CRM y Freshsales anuncian ediciones sin cuota con límites publicados.

¿Cuál permite tres usuarios gratis?

Según las fuentes consultadas, Zoho CRM y Freshsales indican hasta tres. Los límites de funciones son distintos.

¿Pipedrive ofrece versión permanente gratuita?

La página consultada muestra una prueba temporal de 14 días, no una edición gratuita indefinida.

¿Se pueden comparar todos los gratuitos por precio?

El precio cero no revela el coste de cambiar a funciones de pago; conviene estimar cuándo se superarán las restricciones.

Conclusión práctica

Una cuenta gratuita puede ser suficiente para empezar si cumple tareas reales y tiene un camino de salida claro. Evita escoger solo por el límite de personas: prueba actividades esenciales y evalúa el coste de crecer. Amplía la información en nuestras reseñas de HubSpot, Zoho y Freshsales.

Caso de decisión aplicado

Tres personas quieren registrar oportunidades sin pagar inicialmente. HubSpot anuncia dos usuarios gratuitos, mientras Zoho y Freshsales muestran tres. Sería tentador elegir directamente cualquiera de los últimos, pero aún falta comprobar el volumen de contactos, la forma de asignar responsables y si pueden exportarse las oportunidades. Si un cuarto empleado entra el mes siguiente, también cambia el escenario. Una prueba de compra responsable empieza con las tareas obligatorias de hoy y un escenario de crecimiento: de ese modo la gratuidad de los primeros días no oculta una suscripción que el equipo no podrá sostener.

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Fuentes y revisión

Consultadas el 17 de octubre de 2026. Los precios, límites y disponibilidad pueden variar: verifica las condiciones actuales y la moneda en el proveedor antes de contratar. No afirmamos haber utilizado personalmente estas herramientas.

Autoría y responsabilidad editorial

CRM al Día · redacción editorial

Artículo elaborado a partir de documentación pública de los proveedores. No hemos realizado pruebas directas de los productos. Revisión documental: 17 de octubre de 2026.

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